テレワークの前にやっておくべきこと

外出自粛のためにテレワークで業務を行っている企業が増えています。
とはいえテレワークはパソコンとネット環境があればすぐできるというようなものではありませんし、テレワークで出来る業務も限られているのが現実だと思います。

テレワークに限りませんが、以下の作業をやっておけば、スムーズにテレワークに移行する体制はつくれると思います。

業務の棚卸と業務全体の見直し
電子化する業務の選定
電子化に伴う業務フローの見直し
電子化する業務の順番

１．業務の棚卸と業務全体の見直し

　今行っている業務をすべて洗い出し、その内容を精査します。
　歴史のある企業では昔からの慣習で続いていて、よくわからない謎の業務があったりします。
　なぜその作業を行っているのか、実務を行ている人の見解、上の人の見解、双方の見解が一致（違う場合は一致しない原因を双方で精査）するようにして、本当に必要な作業を残し、慣習にとらわれずに業務の進め方を変えるべきところは変えるようにします。

２．電子化する業務の選定

　すべてを一度に変えるのではなく、まず簡単な業務を電子化するようにします。
　次に関連する業務はできるだけまとめて電子化する方向で考えます。一部分だけ電子化すると逆に業務量が増えるため、一連の流れの業務を電子化しないと電子化の恩恵を受け辛いことになります。
　紙から電子へ移行する際に、電子化しても問題ない、上手くいくという成功体験によるイメージ付けをしっかり行うことが重要です。
　電子化時にはかならず業務効率は落ちるので、それをいかに早く回復させるかが重要になります。
　また電子化が上手くいかないと、業務効率が上がらないだけでなく、実務を行う人たちに多大なストレスを与えることになるので、会社にとってマイナスにしかなりません。最悪の場合、重要な業務を行っていた人が会社を去る場合もあります。

３．電子化に伴う業務フローの見直し

　完全電子化する業務については紙での運用とは別に注意しなければいけない点が出てきます。
　紙での運用をそのまま電子化するのではなく、電子化にあった運用に見直しをする必要があります。
　紙であれば状況が一目でわかったものが、電子化することで見えなくなります。情報がどのような状態なのかを明確にするステータスの管理や、処理の終わった情報をどこに保存（退避）しておくかといったことも気にしておく必要があります。
　また、請求書などの紙はこれまで通りしっかり管理して保管しておく必要もあります。